På grund av av att personuppgiftslagen (PUL) ersätts med dataskyddsförordnigen (GDPR) den 25 maj 2018 sker en förändring av Lomma hundungdoms rutiner kring lagring av personuppgifter. LHU har alltid behövt lagra olika personuppgifter på ett eller annat sätt för att kunna bedriva verksamheten som en ideell förening. Personuppgifter lagras exempelvis i medlemsregister, vid kursanmälningar, tävlingar eller andra aktiviteter. Enligt GDPR är måste LHU informera om hur vi hanterar personuppgifter. 

Villkor för medlemskap och deltagande i aktiviteter hos Lomma hundungdom

Som medlem i Lomma hundungdom eller deltagare på någon av våra aktiviteter, godkänner du att LHU lagrar och sparar dina personuppgifter. Lagringen av personuppgifter är viktig för LHU’s möjlighet att bedriva verksamhet för medlemmar och icke-medlemmar. I anmälan för varje aktivitet finns en ruta som kryssas i då du har läst och tagit del av hur vi hanterar dina personuppgifter. Enligt GDPR måste LHU informera dig om hur vi hanterar och lagrar dina personuppgifter. Du har alltid rätt att få se vilka personuppgifter vi sparar, begära ändring av dem eller begära att de raderas helt. 

Information om hur Lomma hundungdom hanterar personuppgifter vid medlemskap, aktiviteter eller tävling

I vilket syfte LHU lagrar personuppgifter
I samband med Lomma hundungdoms aktiviteter som kurser, tävlingar, lovaktiviteter, möten etc. registreras vilka som varit närvarande. I de flesta fall fyller du själv i dina personuppgifter som vi efterfrågar via olika typer av anmälningsformulär. Insamlingen av personuppgifter kan även ske på andra sätt. De uppgifter som du lämnar eller som vi efterfrågar är de uppgifter som lagras. Vi lagrar även personuppgifter i vårt medlemsregister över klubbens lokalmedlemmar.

Personuppgifterna lagras för att registrera medlemmarnas deltagande på klubbens olika aktiviteter. Lagring av personuppgifterna sker även för att klubben ska kunna söka olika typer av bidrag för de aktiviteter som vår ideella barn- och ungdomsförening har möjlighet att söka. I dessa ansökningar behöver Lomma hundungdom kunna redogöra för när och vilka som har deltagit på våra olika aktiviteter. Bidragen hjälper vår organisation att fortsätta hålla aktiviteter för barn och ungdomar.

LHU använder även informationen som lagras för att komma i kontakt med våra medlemmar i olika sammanhang. Exempel på när vi använder uppgifterna för kontakt kan ske i form av inbjudan till klubbmöten, kurser, aktiviteter, förnyelse av medlemskap eller som kursinformation till kursdeltagare.

Lomma hundungdom lägger även ut resultat, bilder och texter från våra aktiviteter på hemsidan. Exempel på när detta sker är ofta i samband med klubbtävlingar, lovaktiviteter eller årsmöten.

I samband med styrelsemöten, medlemsmöten och årsmöten sparas även vissa uppgifter i olika typer av dokument. Exempel på dokument där personuppgifter sparas är i styrelseprotokoll, årsmötesprotokoll och verksamhetsberättelser från årsmöten.

När lagrar LHU personuppgifter

Lomma hundungdom lagrar personuppgifter i samband med kurser, aktiviteter, tävlingar eller vid nytt medlemskap. Lagringen sker oftast i form av anmälningsformulär, antingen i digital eller i fysisk form, som vanligtvis du fyller i. Det kan även ske när vi efterfrågar saknade uppgifter vid en aktivitet. När du lämnar personuppgifter till oss får du godkänna att vi lagrar uppgifterna. 

Vilka personuppgifter LHU lagrar 

De uppgifter som lagras är de som vi efterfrågar i anknytning till våra aktiviteter, tävlingar eller registrering av medlemskap. Oftast fyller du själv i de uppgifter som vi behöver för vårt syfte av lagringen av personuppgifter (se ovan). Ibland noterar vi dina lämnade uppgifter i fysisk eller digital form. De uppgifter som vi samlar in är de uppgifter som vi lagrar.

På vilket sätt lagrar LHU personuppgifter och vilka har tillgång till den lagrade informationen

Vi lagrar vårt material och personuppgifterna i en molntjänst, men även i fysisk pappersdokumentation. De lagrade uppgifterna nås endast av klubbens styrelse, instruktörer, tävlingsarrangörer, aktivitetsarrangörer och sektionsansvariga. Vid sökande av bidrag anges endast de uppgifter som krävs vid ansökan. Mottagaren av bidragsansökan får då även tillgång till de begränsade uppgifterna som gäller för aktuell ansökan. Uppgifter som inte behöver delges vid bidragsansökningar och lämnas till bidragsmottagaren används endast av klubbens styrelse, instruktörer, tävlingsarrangörer, aktivitetsarrangörer och sektionsansvariga för att kontrollera att kriterierna vid bidragsansökningarna ska vara uppfyllda. Tävlingsresultat rapporteras till de organisatörer som krävs för att resultatet ska registreras på rätt sätt. Sparande av tävlingsresultat sker även i klubben och används som referens vid oklarheter eller felaktiga uppgifter i resultatregistreringen.

Hur länge lagrar LHU personuppgifter

Hur länge vi lagrar personuppgifter är framför allt styrt av regler kring bidragsansökning och genomförande av officiella tävlingar. Vi behöver spara uppgifter som vi har lagrat i 5 år. Vid bidragsansökningar kan dessa uppgifter behövas för att i efterhand kunna kontrollera dess äkthet. Dokumentation och resultat från officiella tävlingar anordnade av klubben måste vi spara i 10 år för eventuell kontroll.

Revidering av denna text

Vid olika förändringar som rör och påverkar Lomma hundungdom och klubbens verksamhet kan denna text behövas revideras. Klubben och dess verksamhet påverkas exempelvis av lagar, stadgar, regler och beslut. När förändringar sker som medför att Lomma hundungdom behöver anpassa klubbens hanterande och rutiner kring lagring av personuppgifter kan även denna text behöva viss revidering. Om revidering av denna text behöver göras meddelas detta i anknytning till texten.

Version 1.1 Uppdaterad 22-05-2018